Hello
Comment allez-vous aujourd’hui ? Moi je vais plutôt bien.
J’ai souvent reçu des questions relatives à la protection du fichier Excel :
- Soit la personne ne veut pas qu’on puisse voir/modifier ses formules ;
- Soit la personne ne veut pas qu’on accède à son classeur ;
- Soit elle ne veut pas qu’un utilisateur modifie certaines feuilles
Dans tous les cas, le principe est de garder l’intégrité de certaines données.
En effet l’intégrité des données est cruciale lors de la manipulation de feuilles de calcul complexes ou lors du partage de modèles avec une équipe.
En fait il faut noter qu’Excel propose plusieurs fonctionnalités qui permettent de verrouiller et de protéger des éléments spécifiques dans un modèle, garantissant que :
- Les formules,
- Les formats et
- Les données restent sécurisées et sans erreur.
Cet article explique en détail comment verrouiller et protéger les éléments d’un classeur.
1. Verrouillage des cellules :
Dans Excel, par défaut, toutes les cellules sont « verrouillées ».
Cette fonctionnalité n’est activée que lorsque vous appliquez une protection à la feuille de calcul. En d’autres termes tant que vous n’avez pas en plus protégé la feuille, le verrouillage des cellules n’a aucun impact.
Voici comment verrouiller certaines cellules :
- Tout d’abord, déverrouillez toutes les cellules en sélectionnant toute la feuille de calcul (Ctrl + A), puis cliquez avec le bouton droit de la souris et choisissez « Format des cellules ». Sous l’onglet « Protection », décochez la case « Verrouillé ».
- Ensuite, sélectionnez les cellules que vous souhaitez verrouiller. Répétez le processus ci-dessus et cette fois, cochez la case « Verrouillée ».
- En cochant « Masquée » vous demandez que l’utilisateur ne soit pas en mesure de voir les formules
NB : n’oubliez pas que pour que le verrouillage soit actif, il faut ensuite protéger le classeur.
2. Protection de la feuille de calcul
Maintenant, vos cellules sélectionnées sont verrouillées. Pour pouvoir « activer » cela,
- Accédez à l’onglet « Révision » et sélectionnez « Protéger la feuille ».
- Saisissez (et confirmez) un mot de passe, si nécessaire, puis précisez les actions que vous souhaitez que les utilisateurs puissent effectuer.
- Cliquez sur OK
3. Protection du classeur
En plus de la protection des feuilles, on peut aussi protéger l’intégralité de la structure du classeur. Ce qui pourra empêcher les utilisateurs de masquer, d’afficher, de renommer ou de créer de nouvelles feuilles de calcul.
Pour le faire :
- Sous l’onglet « Révision »,
- Sélectionnez « Protéger le classeur » et
- Saisissez un mot de passe si nécessaire.
4. Verrouillage des objets et des images
Pour rappel, c’est quoi un objet dans Excel :
Dans Excel, un « objet » peut désigner plusieurs éléments qui peuvent être ajoutés à une feuille de calcul pour enrichir son contenu ou sa fonctionnalité. Ces objets sont utilisés pour améliorer la présentation, l’organisation et l’interactivité des feuilles de calcul Excel, permettant ainsi de créer des documents plus engageants et informatifs.
Voici quelques exemples :
Graphiques : Représentations visuelles des données, comme des graphiques à barres, des graphiques en secteurs, des graphiques linéaires, etc.
Tableaux : Plages de cellules structurées qui facilitent la gestion, le filtrage et l’analyse des données.
Images : Fichiers image (JPEG, PNG, etc.) insérés dans la feuille de calcul.
Formes : Objets graphiques tels que des rectangles, des cercles, des flèches, et des lignes.
Texte : Zones de texte ajoutées pour des annotations ou des titres.
Boutons de Commande : Contrôles interactifs, comme des boutons, des cases à cocher, et des listes déroulantes.
Comment les protéger
Pour empêcher les utilisateurs de déplacer, de redimensionner ou de supprimer ces éléments , il faut en général suivre le même principe que les cellules : d’abord les verrouiller et ensuite protéger la feuille de calcul.
- Sélectionnez l’élément, faites un clic droit et choisissez « Format de l’objet » ou « Taille et propriétés » dans le cas des images.
- Sous l’onglet « Protection », cochez « Verrouillé » et cochez également « Verrouiller le texte » (pour les zones de texte).
Ensuite, appliquez la protection en suivant les étapes décrites sous « Protéger la feuille de calcul ».
5. D’autres techniques de protection
Autoriser la modification des plages
Il existe depuis Excel 2016 un bouton « Autoriser la modification des plages » qui permet de définir des plages spécifiques dans une feuille de calcul protégée que certains utilisateurs peuvent modifier.
C’est une sorte de raccourci de la protection de cellules.
Comment l’utiliser ?
- Sélectionner l’option : Allez dans l’onglet Révision.
- Cliquez sur « Autoriser la modification des plages ».
- Ajouter des plages : Cliquez sur Nouvelle plage pour spécifier une nouvelle plage de cellules.
- Nommer la plage : Donnez un nom à la plage pour une identification facile.
- Définir les autorisations : Indiquez qui peut modifier la plage, soit en ajoutant des utilisateurs spécifiques, soit en utilisant des groupes de sécurité Windows.
- Protéger la feuille : Enfin, protégez la feuille de calcul en utilisant un mot de passe.
Chiffrement des Fichiers
Il s’agit de Chiffre le fichier Excel avec un mot de passe pour protéger les données sensibles.
Pour chiffrer un fichier Excel, tu peux suivre ces étapes :
Étape 1 : Ouvrir le Fichier
Ouvre le fichier Excel que tu souhaites chiffrer.
Étape 2 : Accéder aux Options de Protection
- Clique sur Fichier dans le ruban.
- Sélectionne Informations.
Étape 3 : Chiffrer le Fichier avec un Mot de Passe
- Clique sur Protéger le classeur.
- Sélectionne Chiffrer avec un mot de passe.
Étape 4 : Définir le Mot de Passe
- Entre un mot de passe de ton choix.
- Clique sur OK.
- Confirme le mot de passe en le saisissant de nouveau.
- Clique sur OK.
Étape 5 : Sauvegarder le Fichier
Sauvegarde ton fichier pour appliquer le chiffrement.
NB : si le mot de passe est oublié, alors, l’accès au fichier est impossible.
Masquer une feuille de calculer de manière sécurisée
Il s’agit ici d’une propriété vba. Il s’agit de la propriété very hidden.
La propriété Very Hidden est utilisée pour masquer une feuille de calcul de manière plus sécurisée que la simple option « Masquer ». Une feuille de calcul définie comme Very Hidden ne peut pas être affichée par un simple clic-droit et « Afficher ».
Son utilité :
Sécurité : Empêche les utilisateurs non autorisés d’afficher la feuille simplement.
Propreté : Garde la feuille de calcul invisible pour les utilisateurs finaux, tout en étant accessible si nécessaire via VBA.
Validation de données :
La validation des données dans Excel peut servir de couche supplémentaire de protection pour s’assurer que seules les entrées valides sont acceptées dans tes cellules.
Fonctionnement de la Validation de Données
- Sélectionner les cellules : Choisis les cellules pour lesquelles tu veux appliquer la validation des données.
- Accéder à la validation de données : Va dans l’onglet Données et clique sur Validation de données.
- Définir les critères : Dans la boîte de dialogue, définis les critères de validation (par exemple, nombre entier, date, liste de valeurs, etc.).
- Configurer les messages d’erreur : Ajoute des messages d’entrée et d’erreur pour guider l’utilisateur et signaler les entrées invalides.
Types de Validation
- Liste déroulante : Permet de limiter les entrées à une liste de valeurs prédéfinies.
- Nombre entier : Limite les entrées à des nombres entiers dans une plage spécifique.
- Date : Restreint les entrées aux dates dans une plage définie.
- Texte de longueur : Implique une contrainte sur le nombre de caractères autorisés.
- Formule
Protection par des Macros
On peut utiliser des macros pour ajouter des couches de protection supplémentaires, comme le verrouillage automatique de cellules ou la protection de feuilles à l’ouverture du fichier.
Suivi des modifications
Lorsqu’on active cette option, elle permet de suivre qui a fait quelles modifications et quand, ce qui ajoute un niveau de responsabilité.
Voici quelques avantages :
Traçabilité
- Historique des Modifications : Permet de voir qui a apporté des modifications, quand et où.
- Responsabilité : Encourage la responsabilité, car chaque modification est attribuée à un utilisateur spécifique.
Sécurité
- Détection des Changements : Facilite l’identification des modifications non autorisées ou accidentelles.
- Restauration : Permet de revenir aux versions antérieures si une erreur est détectée.
Je pense avoir parcouru une grande partie de ce qu’il y a savoir sur la protection dans Excel. Si vous avez des questions ou d’autres propositions, n’hésitez pas à contribuer dans la zone commentaire ci-dessous.
