Bonjour
Lorsque vous êtes dans Excel et que vous voulez mettre en place un outil pour le suivi de…quelque chose, ou un outil tableau de bord, la 1ère des choses est de réfléchir sur plusieurs points:
- Pas du type de graphiques à mettre en place;
- Pas du modèle du tableau de bord ou de l’outil;
- Non pas non plus des fonctions à utiliser ;
- Non non pas des types de tableaux croisés dynamiques à créer
Non non non pas de tout cela. Il faut d’abord choisir le comment est-ce que vous allez collecter vos données à analyser. Ces données peuvent être les ventes au jour le jour, les dépenses au jour le jour, les heures travaillées, les congés pris etc…
Comment allez-vous collecter ces données? Quel est le meilleur format de collecte de ces données?
Vos données doivent être collectées sur un tableau avec quelques règles:
- Votre tableau doit avoir des entêtes;
- Chaque ligne du tableau doit être un enregistrement;
- Chaque colonne de votre tableau doit enregistrer un même type de données;
- Votre tableau ne doit avoir ni de ligne totalement vide, ni de colonne totalement vide.
Conclusion, évitez le modèle ci-dessous:
Essayez plutôt de collecter les données de cette manière:
Je sais ça peut paraître un peu plus fastidieux, mais je vous promets avec ce type de collecte, vous pouvez faire des miracles pour vos rapports. D’ailleurs moi-même grâce à ce type de présentation j’ai déjà mis des tableaux de bord sans utiliser une seule fonction, oui oui vous avez bien lu, sans utiliser une seule fonction! Peut-être tout au plus la fonction SOMME. Dans la formation du Master vous en trouverez quelques exemples.
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Et si vous ne pouvez pas collecter vos données en un seul tableau?
Il peut arriver que la collecte des données ne dépende pas toujours de vous ou pour une quelconque autre raison vos données ne peuvent pas …facilement être collectées sous le format de tableau. He bien dans ce cas, prenez un bon café, apprêtez-vous à utiliser un tas de fonctions Excel et sûrement quelques maux de tête à la fin de l’outil.
C’est la raison pour laquelle le programme de mon Master en tableaux de bord fait bien la distinction entre les tableaux de bord avec les données non contigües et ceux avec des données sur un seul tableau. Ainsi les participants non seulement verront la différence mais en plus ils seront comment gérer les deux cas.
Voilà une autre raison qui fait que la formation en Master reste l’une des meilleures formation pour tous ceux qui veulent apprendre à mettre en place des tableaux de bord dans Excel, des outils avancés dans Excel et passer au niveau Expert dans Excel.
