Hello
J’espère que vous allez bien. Moi je suis toujours en forme 😀
Aujourd’hui j’aimerai vous faire un petit rapport d’une mission que mon cabinet a mené récemment sur le pilotage budgétaire d’une entreprise X.
Pour rappel, nos services
Consulting :
1. Système de reporting automatisé:
N’oubliez pas que si vous n’avez pas le temps de mettre vous-même en place votre système de reporting automatisé, vous pouvez directement nous joindre. Nous avons l’expérience et les compétences pour répondre à votre besoin.
2. Système budgétaire automatisé:
De même si vous avez besoin de la mise en place d’un système budgétaire automatisé notre cabinet se fera un plaisir de vous aider à y arriver facilement
Formations :
Si vous voulez vous former dans le reporting financier, nous avons plusieurs formations :
- Pack Spécial du Contrôleur de gestion (cliquer ici)
- Pack Spécial du DAF (cliquer ici)
- Nos prochains Séminaires (Abidjan, Douala) (cliquer ici)
Contexte de la mission et problématiques à résoudre
Structure du pilotage des budgets
L’entreprise X a une dizaine de département et pour coordonner les budgets, elle a mis en place un comité budgétaire avec comme membre : le contrôleur de gestion, le DG, le DAF et d’autres directeurs.
Cela dit, la mise en place et le suivi budgétaire est bel et bien à la charge du département du Contrôle de gestion.
Le comité budgétaire joue donc un rôle de contrôle, en effet il doit s’assurer que le processus budgétaire est transparent et que les que les ressources de l’entreprise sont utilisées de manière optimale et alignées avec les objectifs stratégiques.
Notre mission consistait donc à aider le Contrôle de gestion à mettre en place un système budgétaire automatisé.
Comme partout ailleurs, les problématiques du pilotage des budgets se retrouvent à 2 niveaux dans l’entreprise X :
Les problématiques dans l’élaboration de leur budget
Tout commence par la lettre-cadre
Une lettre-cadre annuelle de la direction générale est le document qui permet de véritablement entamer l’élaboration des budgets.
La lettre-cadre est un document stratégique qui communique les grandes lignes directrices, les objectifs et les priorités de l’entreprise à l’ensemble des équipes ou des départements. Cette lettre sert à orienter les actions et les décisions de l’entreprise X sur une période donnée.
L’un des objectifs de ce document est de mobiliser équipes et aligner leurs efforts vers des objectifs communs, tout en assurant une gouvernance efficace.
Ensuite viennent les problèmes
Il faut bien noter
1. Ressources nécessaires trop élevés
Le principal problème dans l’élaboration de leur budget et relatif au niveau des ressources nécessaires pour y arriver :
- Ressources en temps :
Le temps mis pour élaborer les budgets par le contrôle de gestion était bien trop élevé. Cette période obligeait toujours leurs membres à passer des nuits blanches.
L’une des difficultés résidait dans le temps nécessaire pour consolider tous les budgets des départements, des projets…
L’autre difficulté se retrouve dans le temps nécessaire pour codifier les différentes rubriques budgétaires avec la plan budgétaire et le plan comptable. - Ressources en personnel
L’élaboration des budgets nécessitait au moins 3 personnes dans le contrôle de gestion. A ces 3 personnes, il fallait rajouter l’intervention des autres membres des départements pour les réunions d’explication des budgets…
2. Rapport de budgétaire très fastidieux à finaliser
Après avoir consolider les budgets, il fallait un rapport de budget qui permettent à la hiérarchie de faire facilement des simulations. Si on ajoute 10% sur cette rubrique, quelle sera l’impact sur le résultat final ?
L’autre problème qui est aussi une conséquence du précédent est la mise en place d’un rapport des budgets. En effet après avoir fini de consolider les budgets, il faut avoir un modèle pour les présenter de manière pertinente.
Le modèle de présentation des budgets n’était pas satisfaisant car, il ne mettait pas en évidence les comparaisons :
- Entre les budgets de chaque département
- Entre les budgets actuels et précédents
- Entre les budgets actuels et réalisations des années précédents
Le suivi budgétaire : calcul des écarts budgétaires
Il s’agit de la partie la plus délicate de l’entreprise X. Le contrôle de gestion n’était pas en mesure de faire un rapport sur les écarts budgétaires dans les délais. Les raisons étaient nombreuses :
- La comptabilité avait du retard
La source des données des réalisations étant la comptabilité, lorsque cette dernière est en retard, alors les budgets le sont aussi. - Les approches différentes entre comptabilité et budget :
Pour la comptabilité, une charge est comptabilisée lorsque la facture est déposée ou dans certains cas lorsque la livraison est faite. Cependant pour les budgets, la charge est engagée lorsque le bon de commande ou le contrat est signé. Ce qui peut bien souvent faire un décalage dans l’analyse. - Il n’existe pas de clôture comptable:
Le fait que la comptabilité n’a pas de clôture mensuelle entraîne que le rapport du mois précédent peut devenir entièrement faux à cause d’une nouvelle écriture. - Difficulté à calculer les différents écarts budgétaires
Le calcul des écarts budgétaire n’est pas du tout évident. Idéalement le contrôle de gestion devrait être capable non seulement de retrouver les écarts budgétaires de manière global, mais aussi de manière analytique.
Pour y arriver, il faut d’une part que la comptabilité budgétaire, la comptabilité générale et la comptabilité analytique soient tenus et d’autre part que le calcul des écarts soient automatiquement fait. - Les rapports budgétaires
Lorsqu’il s’agit de faire un rapport du suivi budgétaire, il faut faire la différence entre l’outil tableau de bord budgétaire utilisé par le contrôle de gestion et le rapport Powerpoint à présenter au comité budgétaire.
Aucun des 2 n’était prêt et pertinent.
Nos éléments de solutions
Après analyse de l’état des lieux nous avons proposé un ensemble de solution :
1. Mise en place d’un calendrier budgétaire :
C’est un plan détaillé qui spécifie les différentes étapes du processus d’élaboration, de mise en œuvre et de suivi du budget de l’ entreprise sur une période donnée.
Voici les moments importants qu’il devait identifier :
- Période de planification initiale (email de cadrage, lettre cadre…)
- Période de collecte des données pour l’élaboration des budgets
- Période de préparation des budgets
- Période de révision
- Période de communication
2. Mise en place d’un manuel de procédure budgétaire :
C’est un document détaillé qui décrit les processus, les politiques et les procédures à suivre pour la préparation, la mise en œuvre, le suivi et le contrôle du budget dans une organisation.
On y retrouve évidemment :
- Le plan budgétaire
- Le plan analytique
- Le plan comptable
- Le tableau de liaison entre ces plans
Ce document serait fait à la fin de la mission car il devra intégrer le mode d’emploi des outils qui seront mis en place
3. Mise en place de modèle de fichier de collecte
Il s’agit de mettre en place sur Excel des modèles de fichier de collecte des budgets par département. Ce modèle tenait compte des plans budgétaires.
4. Mise en place tableau de bord automatisé de présentation des budgets
Cet outil à plusieurs avantages :
Consolidation automatique des budgets
Grâce au modèle préalable de collecte mis en place. Ce fichier consolidera automatiquement les budgets collectés. Aucune intervention humaine ne sera nécessaire.
Présentation des budgets par projet et par département d’un seul clic
Les budgets sont présentés soit par projet, soit par département, soit par ligne budgétaire. Cette fonctionnalité est aussi automatique.
Possibilité d’intégrer des hypothèses
Cet outil donne aussi la possibilité d’intégré des hypothèses. En d’autres termes, on a la possibilité de faire augmenter de X% une rubrique budgétaire et découvrir l’impact de cette variation sur le résultat final.
Comparaison automatique avec les autres exercices
Cet outil permet automatiquement de comparer les budgets en cours avec le réel des exercices présents.
5. Mise en place tableau de bord de suivi budgétaire automatisé
Ce fichier permet de faire automatiquement le calcul des écarts budgétaires. Il a plusieurs avantages :
Intégration de la comptabilité
Pour retrouver le réalisé, les données sont collectées directement depuis la comptabilité et intégrées dans le fichier
Intégration des ajustements
En tenant de toutes les différences avec la comptabilité, le fichier en question donne la possibilité à son utilisateur d’intégrer manuellement des ajustements sur le réel. Ce qui permet de contourner tous les problèmes présentés plus haut.
Calcul automatique des écarts et intégration des alertes :
Evidemment les écarts entre réalisation et budget sont automatiquement calculés. Les alertes en cas de taux de consommation élevé est fait automatiquement.
Analyse des écarts par projet et par département
Le fichier sera présentable par projet, par département et par période.
6. Mise en place des modèles Powerpoint de présentation
Il y a 2 modèles :
Modèle de présentation des budgets
Ce modèle est établi pour présenter les budgets validés en début de période.
Modèle de présentation du suivi budgétaire
Ce modèle est présenté chaque mois. Il met en évidence les variations budgétaires d’un mois à l’autre. La source de ces données vient du tableau de bord budgétaire.
