Hello
Comment allez-vous ? Moi je suis plutôt en forme aujourd’hui.
Dans cet article je vais récapituler les 10 principaux problèmes que j’ai rencontré chez mes clients qui mettaient en plus leur système de pilotage des budgets.
En effet j’ai déjà fait suffisamment de mission pour identifier un certain nombre de problèmes récurrents.
NB : J’ai mis en place un programme spécifique pour la résolution des budgets qui est dorénavant inclus dans le Pack Contrôle de gestion.
En d’autres termes si vous voulez véritablement être en mesure de piloter vos budgets sans maux de tête, inscrivez-vous au Pack Contrôle de gestion en cliquant ici
1. Les fichiers de collecte des budgets est mal fait
L’une des erreurs qui est constamment faite est le modèle de fichier utilisé pour construire les budgets. Intuitivement, on a tendance à faire un modèle qui a 2 dimensions comme ci-dessous :
| Rubrique Budgétaire | 31/01/2022 | 28/02/2022 | 31/03/2022 |
| Revenus | |||
| Achat de matériel | |||
| Transport | |||
| Autres achat… |
Ce modèle est certainement simple, mais en termes d’efficacité dans l’analyse, il est très difficile. Imaginez qu’après avoir conçu vos budgets avec un tel tableau on vous demande de rajouter une analyse par lieu ou encore par département … Je pense que vous commencez à voir le problème. De plus si vous voulez utiliser les TCD pour l’analyse (de loin l’outil le mieux placé), alors ce type de tableau est très difficile, vous êtes obligé de passer par Power query pour le dépivoter
2. Vous ne savez pas comment automatiser la consolidation des données de plusieurs sources
Un autre problème réside évidemment dans le temps que vous mettez pour consolider les données qui viennent de plusieurs sources. Selon votre niveau dans l’utilisation de l’outil Excel, cette tâche peut vous prendre énormément de temps.
De plus cette tâche est souvent la source de beaucoup de manipulation manuelle des données qui augmente le risque d’erreur.
3. Le problème avec la comptabilité
En général, il y a 2 problématiques avec la comptabilité :
- La comptabilité n’est pas à jour dans les délais :
Bien souvent le processus d’enregistrement des informations comptable par le département en charge n’est pas à jour au moment du rapport. Ce qui oblige ceux qui pilotent les budgets à faire des ajustements risqués
- Les notions d’engagements budgétaires et d’engagement comptables sont totalement différentes :
D’un point de vue budgétaire, une dépense peut être consommée lorsque le bon de commande est passée, tandis que la comptabilité se base soit sur la livraison, soit sur la facturation selon que ce soit un service ou un produit.
Il est donc assez difficile de s’appuyer sur la comptabilité pour le suivi budgétaire.
4. Les fichiers deviennent lourds car mal conçus
A plusieurs reprises, lorsque les responsables des budgets veulent garder un historique des budgets, à un moment donné, ils sont confrontés au problème de taille du fichier.
Lorsque les fichiers sont bien conçus et bien organisé, cela peut diviser la taille d’un fichier par 10 tout en gardant la même quantité d’information ou même plus.
5. Difficultés d’intégrer les ajustements budgétaires (budget glissant) dans le pilotage
Dans un bon processus de suivi budgétaire, la direction fait des ajustements budgétaires selon l’évolution de la réalité économique de l’environnement. Les ajustements signifient simplement qu’on prend les anciens budgets et qu’on les modifie pour mieux refléter les changements.
Présenté comme cela , ça l’air bien facile, mais d’un point vue « technique », il n’est pas toujours évident de l’inclure dans le fichier initial tout en gardant l’accès à l’ancien budget. Idéalement votre rapport devrait être en mesure de faire l’écart budgétaire entre le réel et le budget et aussi le réel et le budget ajusté.
6. Le rapport budgétaire a un mauvais visuel, trop d’alerte
Ce problème est il est très difficile de convaincre les parties prenantes au pilotage des budgets de modifier leur visuel final.
En effet, il faut s’attaquer à la visualisation des données et montrer l’importance d’un rapport apuré : un rapport qui attire l’attention uniquement sur les problèmes et non qui se retrouve avec une multitude de couleur : Vert, Orange, Rouge. Regardez cet exemple touffu
Regardez un meilleur exemple :
7. Vous confondez le rapport / tableau de bord budgétaire avec la présentation budgétaire (powerpoint)
Bien souvent lorsque nous avons mis en place un tableau de bord budgétaire, respectant les règles de visualisation de données, le client oublie que ce tableau de bord, ne doit pas être présenté directement lors d’un comité directeur .
En effet ce type de rencontre nécessite un autre modèle de présentation : un powerpoint qui a plusieurs diaporamas. Ce powerpoint doit expliquer et présenter chaque point de l’analyse budgétaire. Le tableau de bord budgétaire, lui est fait pour vous et un petit comité qui comprend aisément ces présentations sous-forme de tableau de bord.
8. Vous utilisez des fonctions compliquées et même matricielles
Il faut savoir que l’utilisation des fonctions dans Excel est assez délicate surtout lorsque nous travaillons sur de grosses bases de données.
Je suis certain que chacun d’entre nous s’est déjà retrouvé avec un fichier qui rame à cause de sa taille. Les fonctions telles que SOMME.SI, NB.SI, SOMME.SI.ENS, NB.SI.ENS… appliquées sur une grosse base de données à un impact énorme sur la taille du fichier.
Au lieu d’utiliser les fonctions, il est préférable d’utiliser les tableaux croisés dynamiques, Power Query ou encore Power pivot et même carrément opter pour Power BI.
9. Vous n’êtes pas bien formé sur l’utilisation optimale de votre outil
Ce problème est l’une des sources des autres problèmes. Vous pouvez connaître des fonctions et outils excel, mais cela ne veut pas dire que vous êtes capable de mettre en place un système automatique budgétaire.
Ce type de compétence est très différent et surtout doit suivre une méthodologie particulière.
10. Vous oubliez souvent de faire un budget de trésorerie
Bien souvent, après avoir finaliser le budget d’exploitation, plusieurs personnes oublient carrément de faire le budget de trésorerie qui toute son importance. Bien que ce budget soit relié aux autres budgets, il est totalement différent et doit être conçu et mis à jour régulièrement.
Où trouver une formation sur les budgets?
Notre formation pack expert en budget qui vous montre comment contourner toutes les problématiques liées au pilotage des budgets, grâce aux tableaux de bord budgétaires est présente dans le Pack Contrôle de gestion.
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