Le retard qu’on vous reproche n’est pas le vôtre

Le retard qu'on vous reproche n'est pas le vôtre

Chaque mois, vos états sortent plus tard que prévu, et c'est vous qu'on regarde. Cet article montre où le retard se forme réellement, et donne le moyen de le chiffrer — en jours, avec une date de départ et un nom en face.

Le reproche arrive toujours au même moment

Le comité est le 15. Vos états sont prêts le 20.

Dans la salle, personne ne dit que l'état du stock est arrivé le 12, ni que les heures du mois ont mis six jours à remonter. On dit que la finance présente en retard. Au bout de trois mois, la phrase se fige : « on n'a jamais les chiffres à temps ». Elle ne désigne personne, et elle vous désigne quand même.

C'est le sujet de cet article. Pas votre charge de travail : l'attribution du retard. Encore faut-il savoir où ce retard se forme.

Ce que vous attendez ne sort pas de vos documents

La trésorerie, le budget, les écritures : vous en tenez la source. Vous savez quand la donnée est disponible, et si elle est fausse vous la corrigez sans demander la permission à personne.

La valeur du stock, le coût des heures supplémentaires, la marge du chantier livré : la source est ailleurs. Vous ne pouvez ni l'avancer, ni la vérifier, ni la corriger. Vous signez le résultat sans en tenir la source.

Ce n'est pas une nuance d'organigramme. C'est ce qui décide de qui peut agir sur la date — et la réponse, sur ces lignes-là, n'est jamais vous.

Ces lignes ne sont pas nombreuses, et elles se ressemblent d'un poste à l'autre.

Ce que vous attendez se range presque toujours en quatre familles

Le stock et les ventes. Les quantités, les écarts d'inventaire, la valorisation — c'est-à-dire le passage des quantités à une valeur en francs. La source est au magasin et aux points de vente.

La paie et les heures. La masse salariale, les heures supplémentaires, les congés, les absences. La source est chez les chefs d'équipe, et dans des registres tenus à la main plus souvent qu'on ne l'admet.

Les projets et les chantiers. L'avancement, le coût engagé, la marge par projet. La source est chez celui qui conduit le chantier, et elle se met à jour au rythme du chantier, pas au rythme de votre clôture — l'arrêté des comptes du mois.

Les moyens généraux. Le parc automobile, le carburant, la maintenance, les tournées. La source est chez le responsable du parc et chez les chauffeurs.

Ces quatre familles ont un point commun, et il explique tout le reste : aucune des personnes qui produisent ces données ne travaille pour vous, et vous fournir un état n'est pas leur métier. C'est une tâche qu'on leur a ajoutée, comme on vous a ajouté la question.

Reste à comprendre pourquoi ce retard finit toujours sur votre compte.

Tant que le retard reste un ressenti, il vous est attribué

Un retard qu'on ne peut pas montrer se répartit tout seul, et il se répartit mal : il va à la personne la plus visible au moment où il se voit. En comité, c'est celle qui présente.

Écrit, le même retard change de nature. Il a une date de départ, une date d'arrivée, un nombre de jours et un nom en face. Il cesse d'être une impression sur votre compte pour devenir un fait sur lequel on peut décider.

Vous ne cherchez pas un coupable — le montrer serait même une faute, nous y venons. Vous cherchez à ce que le retard cesse de vous être imputé par défaut.

Cela s'obtient avec deux dates.

Deux dates suffisent à le chiffrer

Ce que vous obtiendrez, ligne par ligne : un nombre de jours, et un nom en face. Le nombre de jours est votre retard ; le nom est l'endroit où il se forme. Cela demande deux dates.

La première : la date à laquelle la donnée vous est réellement arrivée le mois dernier. Pas la date convenue, pas celle qu'on vous avait promise. Celle que vous constatez. Elle est dans votre messagerie, il suffit de la relire.

La seconde : la date à laquelle il vous la fallait. Elle ne se devine pas, elle se calcule à rebours de votre échéance : la date de remise, moins le temps de traitement, moins une marge. Si le comité est le 15 et que cette ligne vous prend deux jours, il vous la fallait le 11.

L'écart entre ces deux dates, en jours, est votre retard réel. Jusqu'ici vous le sentiez. Maintenant il se compte.

Les chiffres du tableau qui suit sont fabriqués pour l'illustration.

Ce que j'attends	Qui le produit	Arrivé le	Il me le fallait le	Écart
Valeur du stock	Le magasin	12	5	7 jours
Marge par chantier	La conduite de travaux	14	8	6 jours
Heures supplémentaires	Les chefs d'équipe	8	6	2 jours
Carburant du parc	Le responsable du parc	7	6	1 jour

Une règle pour que le tableau reste vrai : dans la deuxième colonne, écrivez un nom de personne, jamais un nom de service. Un service ne vous envoie rien.

Vous obtiendrez une dizaine de lignes. Vous n'en traiterez que trois.

Vous n'en traitez que trois

Classez par écart décroissant, gardez les trois premières lignes, et laissez le reste. Un écart d'un jour sur une ligne que vous traitez en une heure ne vous coûte rien, et vouloir tout régler ensemble est la façon la plus sûre de ne rien régler.

Ces trois lignes ont un autre avantage : elles se disent. Personne ne vous suivra sur douze demandes ; trois tiennent dans une phrase.

À une condition, et elle est absolue.

Ce qu'il ne faut surtout pas en faire

Ne lisez jamais ce tableau à voix haute devant l'équipe concernée. Un relevé de jours de retard, présenté à quelqu'un dont le service est en cause, se lit comme un relevé de fautes : vous obtiendrez une justification, pas un engagement, et vous perdrez la relation dont vous aurez besoin le mois suivant.

Le tableau vous sert à savoir quoi demander, pas à le montrer. Ce qui se dit à voix haute tient en une phrase : « Je ne vous demande pas de changer votre façon de travailler. Je vous demande la même information, sous le même format, le même jour chaque mois. »

Reste une objection, et elle vient presque toujours.

« Et si on me répond que c'est à moi de relancer ? »

On vous le répondra, et il faut l'entendre : relancer fonctionne. Vous relancez, la donnée finit par arriver.

Et c'est précisément l'argument que vous cherchez. Une relance qui réussit tous les mois prouve que la donnée peut arriver plus tôt, et qu'aucune date n'a jamais été fixée pour qu'elle arrive sans vous. Vous ne demandez pas moins de travail : vous demandez que ce travail cesse de dépendre d'un rappel, qui s'oublie et qui disparaît le mois où vous êtes absent.

Reste à savoir ce que l'exercice vous rapporte, et ce qu'il ne vous rapportera pas.

Ce que vous aurez gagné, et ce que vous n'aurez pas gagné

Vous n'aurez pas gagné de temps le premier mois : l'exercice prend une heure, et la conversation qui suit une autre.

Ce que vous aurez gagné tient en une phrase : le retard aura changé de propriétaire. Il ne sera plus une impression sur votre compte, mais un nombre de jours attaché à un point précis du circuit. Un retard qu'on n'a pas écrit reste un défaut de caractère ; écrit, il devient une question d'organisation — et les questions d'organisation, elles, se règlent.

Reste ensuite à savoir quoi faire de ces données une fois qu'elles arrivent à l'heure. Quatre familles, quatre façons de compter, quatre tableaux à tenir d'un mois sur l'autre. C'est un autre travail, et il commence là où celui-ci s'arrête.

TSS Performance édite des tableaux de bord prêts à l'emploi sur huit domaines — de la trésorerie et du budget jusqu'au stock, à la paie, aux projets et aux moyens généraux.