Bonjour

Nous continuons la série du top 10 des techniques à maîtriser pour réussir son tableau de bord dans Excel. La 1ère technique qu’on a vu est “savoir organiser les feuilles de son fichier Excel“. Voici la suivante:

Réussir sa collecte de données avec la mise sous forme de tableau et la validation de données:

collect

Nous l’avons vu il vous faut au moins une feuille qui servira à collecter ces données.

Mettre sous-forme de tableau

La procédure:

Dans cette feuille il est impératif de mettre son tableau de collecte sous forme de tableau. Pour y arriver il faut déjà que le tableau à mettre sous-forme de tableau ne contienne ni de ligne ni de colonne vide. Les étapes à suivre pour mettre sous-forme de tableau:

  • sélectionnez la plage de cellules que vous souhaitez inclure dans le tableau. Les cellules peuvent être vides ou contenir des données
  • Sous l’onglet Accueil, dans le groupe Styles, cliquez sur Mettre sous forme de tableau, puis sur le style de tableau souhaité.Groupe Styles dans l’onglet Accueil
  • Si la plage sélectionnée contient des données que vous voulez afficher en en-tête, activez la case à cocher Mon tableau comporte des en-têtes dans la boîte de dialogue Mettre sous forme de tableau.Les noms des en-têtes de tableau sont affectés par défaut si vous n’activez pas la case à cocher Mon tableau comporte des en-têtes. Pour modifier les noms par défaut, sélectionnez l’en-tête par défaut à remplacer, puis tapez le texte de votre choix.

Les avantages:

Le 1er avantage est certainement de mettre rapidement en forme le tableau avec les couleurs de votre choix. De plus lorsque vos données sont sous-forme de tableau, Excel travaille bien plus vite: la différence se fait sentir lorsqu’on a une grosse base de données. Pour finir les tableaux facilitent le filtrage des données et sont composés de colonnes calculées et de lignes de totaux, ce qui facilite également les calculs.

 

Sécuriser la collecter des données avec la validation des données:

Lorsque vous devez créer un modèle que d’autres vont remplir, il est bien de limiter la saisie des erreurs. Pour cela, la fonctionnalité de validation de données devient très utile. En effet la validation des données permet de limiter le type de données ou les valeurs que les utilisateurs peuvent entrer dans une cellule.

Par exemple:

  • dans un classeur contenant un budget, vous pouvez configurer une plage de cellules pour autoriser uniquement des numéros de compte longs de trois chiffres précisément (aucune lettre).
  • vous pouvez utiliser la validation des données pour calculer la valeur maximale autorisée dans une cellule basée sur une valeur ailleurs dans le classeur
  • vous pouvez aussi utiliser cette fonctionnalité pour entrer uniquement des dates, ou des textes, ou des valeurs numériques

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