Bonjour

Je vais commencer une série d’articles dans lesquelles j’essaierai de vous expliquer comment j’ai mis en place certains de mes tableaux de bord. L’idée n’est pas faire un tutoriel complet car il faudra bien plus de 5 articles et honnêtement je n’ai pas encore le temps de le faire. Je vais donc vous expliquer les principes qui se cachent derrière la mise en place de ces tableaux de bord.

Le tableau de bord commercial:

Cliquer ici pour en savoir un peu plus sur cet outil.

 

Presentation_Rapide image

 

Comment faire ce tableau de bord?

Je pars évidemment de mon principe: les 3T, que j’ai développé dans mes ebooks (Tableau de bord commercial, et Booster votre reporting financier). J’organiser mes données sous forme de Tableau (le 1er T), j’analyse mes données avec des tableaux croisés dynamiques (le 2nd T) et je fais mon rapport sous-forme de Tableau de bord (le 3ème T).

Dans mon cas actuel, il faut tenir compte de 2 types de données:

  • Les données statiques:

Je considère comme statiques les données qui ne changent pas tous les jours. Il s’agit ici des données telles que la liste des clients, la liste des commerciaux et leurs objectifs, la liste des produits et leurs objectifs:

donnees_initiales 

 

  • Les données dynamiques:

Il s’agit ici des enregistrements quotidiens des ventes. C’est le tableau qui récapitule toutes les ventes, il peut être enregistré tous les jours.

 

ventes

 

 

Comment mettre un tableau sous forme de tableau?

Assez simple comme technique: mettez votre tableau en forme avec les entêtes et les données, ensuite sélectionner votre tableau, dans le ruban sous Accueil/Style/Mettre sous forme de tableau et choisissez le modèle qui vous plait.

mft

 

Lorsque vous voulez mettre un tableau sous-forme de tableau (petite répétition je sais), il ne faut surtout pas qu’il y ait de colonnes ou de lignes vides dans votre plage de données source, sinon Excel ne va pas bien organiser votre tableau. Lorsque vous organisez votre plage de cellules sous forme de tableau, ce dernier à plusieurs différences avec un tableau simple:

  • Lorsque vous activez une cellule sur le tableau, vous avez accès à un nouveau menu dans le ruban: Outils de tableau/Création
  • Les cellules de votre nouveau tableau sont automatiquement formatées;
  • Chaque entête de colonne a automatique des flèches pour faciliter les filtres et tries;
  • Lorsque vous êtes sur votre tableau et défilez vers le bas, alors la lettre correspondant à chaque colonne est remplacée par les entêtes pour faciliter la lecture du tableau
  • Il facilite l’utilisation des tableaux croisés dynamique (tcd)
  • Plus vous enregistrez des données plus la taille de votre tableau augmente automatiquement de telle sorte que lorsque vous utilisez un tcd, les nouvelles données sont incorporées automatiquement

 

Après avoir mis mes données statiques et dynamiques sous forme de tableau, je m’organise pour éviter le maximum d’erreur lors de la saisie par les utilisateurs. Pour cela j’utilise la validation des données. Par exemple dans le tableau de ventes, je mets des listes déroulantes pour contrôler les éléments qui peuvent entrer dans ces colonnes.

Pour créer un liste déroulante pour une colonne, vous pouvez directement regarder l’article créer une liste déroulante en cliquant ici, ici ou ici encore. 

Maintenant je suppose que mes données sont belles et bien enregistrées sous forme de tableau, maintenant je m’organise à extraire les données qui me permettront de faire mes différents graphiques. Pour y arriver j’utilise les tableaux croisés dynamiques.

 

Comment extraire les données nécessaires pour faire les graphiques de mon tableau de bord:

 

À partir de mon tableau de données (celui des ventes) je vais créer autant de tableau croisé dynamique que nécessaire. Le fait d’utiliser les tableaux croisés dynamiques me permet d’éviter l’utilisation de certaines formules plus ou moins compliquées et même des filtres. J’ai donc créer 4 tableaux croisés dynamiques:

  • Le 1er tcd pour extraire les ventes par vendeurs et leur performance
  • Le 2nd tcd pour extraire  les ventes par produits
  • Le 3ème tcd pour extraire les ventes par clients
  • Le 4ème tcd pour extraire les ventes par mois

 

Les 3 premiers tcd seront bien évidemment trier par ordre décroissant. Si vous ne voulez pas trier vos tcd, vous pouvez directement trier les données du graphique en utilisant la technique avec la fonction GRANDE.VALEUR  décrite dans l’article ici.

Pour en savoir plus sur les tcd:

  • vous pouvez regarder les articles dans cette catégorie(cliquer ici),
  • pour aller encore plus loin dans les tcd, vous pouvez aussi télécharger la partie analyse de données de ma formation Excel de A à Z en cliquant ici.

 

Comment faire les graphiques du tableau de bord commercial:

Le graphique des ventes par vendeurs:

 

Top 10 Vendeurs

 

Ce graphique est assez aussi, il suffit par exemple d’utiliser une mise en forme conditionnelle en barre de données comme je l’ai déjà expliqué dans plusieurs articles: ici, ici, ici et même ici.

 

Le graphique des performances par vendeurs:

 

Perfo vendeur

 

Ok, j’avoue que je n’ai pas encore abordé ce genre de graphique qui peut s’avérer plus ou moins compliqué à mettre en place. Ce que je vais vous promettre c’est de préparer un petit tutoriel qui expliquera comment faire ces “bullet graph”.

Promis…juré!!!!

 

Le graphique de l’analyse des ventes par produits:

 Objectif_produit

 

Pour y arriver, il faut regarder l’article “Utiliser l’appareil photo d’Excel” (cliquer ici) dans lequel j’explique comment le faire.

 

Comment faire le graphique des ventes par mois:

CA_Objectif

 

J’avais déjà parlé de ce graphique dans l’article Un sympathique graphique Budget vs Réalisation (mieux que graphique en Delta) , cliquer ici. 

Lorsque mes graphiques sont prêts la dernière étape est de pouvoir les piloter toutes ces données.

 

Comment faire pour piloter mensuellement mon tableau de bord?

Le principe est assez simple, toutes les données qui m’ont permis de faire les graphiques de mon tableau viennent des tcd. La vrai question est de savoir comment modifier les données de ces tableaux croisés dynamiques.

Pour le faire j’insère un segment dans un tcd:

  • Activer un des tableaux croisés dynamiques, dans le ruban Outils de tableau croisé dynamique/Analyse/Filtre/Insérer un segment/Sélectionner date et valider
  • Ensuite, il faut connecter ce segment à tous autres tableaux croisés dynamiques. Sélectionner le segment en cliquant dessus avec le bouton droit de la souris
  • Cliquer sur signaler des connexions… et sélectionner tous les tableaux croisés dynamiques qui sont liées.

 

Bon je pense que j’ai fait de mon mieux pour vous expliquer comment y arriver. Si vous avez des questions, ou des précisions à avoir, n’hésitez pas à utiliser l’espace commentaire ci-dessous. Je me ferai un plaisir de répondre à vos questions.

 

À mon avis vous gagnerez à télécharger l’ebook Tableau de bord commercial (cliquer ici) qui explique cette approche dans un cadre plus simple mais tout aussi intéressant. De même vous pouvez aussi télécharger la partie Analyse de données dans la formation Excel de A à Z (cliquer ici).

Share This