Cinq chiffres suffisent, et ce ne sont pas ceux qu'on affiche

Sur un moniteur d'hôpital, on ne surveille pas tout : cinq courbes, choisies parce qu'elles disent vite que quelque chose ne va pas. Vos états financiers demandent le même tri. Cet article donne le test qui écarte les indicateurs qui n'apprennent rien, et la façon de choisir les cinq qui restent.

Il prolonge celui du 3 septembre, Un chiffre plausible n'est pas un chiffre défendable. Cet article-ci se lit sans l'avoir lu.

On ne surveille pas tout, on surveille ce qui prévient

Dans une chambre d'hôpital, les appareils mesurent des dizaines de choses. Le moniteur, lui, en affiche cinq. Ce ne sont pas les plus intéressantes : ce sont celles qui bougent en premier quand quelque chose se dégrade, et qui laissent le temps d'agir.

Un état financier obéit à la même contrainte, et presque personne ne l'applique. Un état qui montre quinze indicateurs n'en fait regarder aucun — l'œil balaie, ne s'arrête nulle part, et la lecture se termine sur le total le plus gros.

Le tri commence par écarter ce qui n'apprend rien.

Un chiffre qui ne vous fait jamais changer d'avis n'apprend rien

Une courbe de ventes sur douze mois qui a exactement la même forme que celle de l'an dernier est agréable à regarder. Elle est même rassurante. Et elle ne vous apprend rien que vous ne sachiez déjà.

Le test tient en une question, à poser à chaque indicateur de vos états : « si ce chiffre passait de sa valeur d'aujourd'hui au double, ou à la moitié, qu'est-ce que je ferais différemment demain matin ? »

Si la réponse est « rien », l'indicateur n'a pas sa place en première page. Il n'est pas faux, il n'est pas inutile : il n'est pas une constante vitale.

Ce test élimine en général les deux tiers de ce qu'on affiche. Reste à choisir ce qui occupe la place libérée.

Les trois familles dans lesquelles vos cinq chiffres se trouvent

Ce qui tue vite. La trésorerie disponible, et le nombre de jours qu'elle couvre. Une entreprise rentable qui n'a plus de quoi payer ses salaires s'arrête en deux semaines.

Ce qui tue lentement. La marge par activité, le stock qui ne bouge plus, les créances qui vieillissent. Rien ne se voit d'un mois sur l'autre ; tout se voit sur six.

Ce qui prévient. Le carnet de commandes, les devis en attente, l'échu à moins de trente jours. Ce sont les seuls chiffres qui parlent de la suite au lieu de raconter le passé, et ce sont ceux qu'on oublie le plus souvent.

Un exemple de cinq, fabriqué pour l'illustration.

Le chiffre	Sa famille	Ce que je fais s'il bouge
Trésorerie disponible, en jours de charges couvertes	Ce qui tue vite	J'arrête un décaissement, ou j'appelle la banque avant qu'elle m'appelle
Marge sur les trois activités principales	Ce qui tue lentement	Je révise un prix, ou j'arrête une activité
Créances échues depuis plus de soixante jours	Ce qui tue lentement	Je passe le dossier au recouvrement
Carnet de commandes des soixante prochains jours	Ce qui prévient	Je relance la prospection, ou je décale une embauche
Devis en attente depuis plus de quinze jours	Ce qui prévient	J'appelle le client

Remarquez la troisième colonne : elle n'est pas décorative. Un chiffre dont vous ne savez pas remplir la troisième colonne n'est pas une constante vitale, quelle que soit son importance apparente.

Un chiffre par famille au minimum, cinq en tout au maximum. La contrainte de nombre n'est pas décorative : c'est le tri qui produit la valeur, pas la liste.

Reste à savoir où passent les dix autres.

Le reste ne disparaît pas, il change de place

Écarter un indicateur de la première page ne veut pas dire l'effacer. Il va au détail, consultable par celui qui le cherche, et il reste calculé.

Ce que vous décidez n'est pas ce qui existe, c'est ce qui se voit en premier. C'est le seul arbitrage qui change la façon dont votre état est lu, et il ne coûte rien à faire.

Une réserve, toutefois : cette liste n'est pas définitive.

La liste se révise deux fois par an, pas tous les mois

Une constante vitale cesse de l'être quand le problème qu'elle surveillait est réglé. Un stock dormant traité pendant six mois n'a plus à occuper la première page ; la place revient à ce qui menace maintenant.

Deux révisions par an suffisent. Réviser tous les mois revient à ne jamais laisser à un indicateur le temps de dire quelque chose.

Reste la partie qui ne se fait pas sur une feuille.

Choisir ne coûte rien ; construire ce qui affiche le choix, si

Le tri que propose cet article se fait sur une feuille, en une heure, et il n'appartient qu'à vous : personne ne connaît vos cinq chiffres mieux que vous.

Ce qui suit est d'un autre ordre. Il faut que ces cinq chiffres soient calculés de la même façon tous les mois, présentés au même endroit, et alimentés par des données qui arrivent à temps. Décider quoi regarder prend une heure ; faire en sorte que cela s'affiche tout seul le mois suivant est un autre travail.

Partir de tableaux de bord où ces cinq chiffres existent déjà, calculés et placés, vous laisse la seule partie qui vous revient vraiment : décider lesquels sont les vôtres.

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