Bonjour
Je vais partager avec vous les questions préalables à se poser avant de commencer à concevoir un tableau de bord. Cet article peut être complémentaire à celui-ci Quels sont les principes pour designer un superbe tableau de bord? cliquer ici.
À mon avis avant de se jeter dans les formules et graphiques Excel pour son tableau de bord, il faut déjà respirer et répondre calmement à certaines questions importantes:
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À quelle fréquence les données du tableau de bord seront-elles mises à jour?
La réponse à cette question me permet de savoir comment mieux organiser mon fichier Excel. Il y aura-t-il 12 feuilles mensuelles (voir le tableau de bord financier par exemple) ou encore une seule dans laquelle on enregistrera quotidiennement les données (le tableau de bord commercial). Pour un tableau de bord effectif, il est pratiquement impossible d’avoir une mise à jour annuelle. En effet les fréquences possibles tournent en général entre quotidienne et mensuelle.
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À quelle audience mon tableau de bord aura-t-il à faire?
Ici il me faut déterminer qui seront ceux qui enregistreront les données et ceux qui utiliseront le tableaux de bord. En effet il peut arriver que ceux qui enregistrent les données ne soient pas obligatoirement ceux qui utiliseront le tableaux de bord. Dans ce cas, je serai peut-être obligé de faire un fichier pour ceux qui enregistrent les données et un autre pour le tableau bord, bien sûr il me faudra penser à un bouton de consolidation. Le bon exemple ici est REMPART II pour les budgets, dans cet outil je suppose que chaque chef de service/département enregistre ses données de dépenses et en fin de période les envoie chez le responsables. Ce dernier grâce à un fichier de consolidation génère automatiquement les différents tableaux de bord. Je crée donc un fichier pour le responsable et d’autres fichiers pour les chefs de service/département.
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Le niveau de maîtrise d’Excel des utilisateurs:
Grâce à cette information, je décide de savoir à quel niveau de verrouillage du fichier je dois arriver. En effet selon le niveau des utilisateurs, ils seront ou ne seront pas à même de modifier le fichier sans l’endommager. Dans mes fichiers en boutique (cliquer ici), je présume en général un niveau minimum, et si un client me demande de déverrouiller le fichier je le fais sans souci.
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Sur quelle version d’Excel le fichier sera-t-il fait?
Cette question est très importante car comme vous le savez il y a plusieurs version d’Excel présente dans les ordinateurs: Excel 1997-2003, Excel 2007, Excel 2010 et Excel 2013. Dans mon ordinateur j’ai installé 3 versions: Excel 2007, 2010 et 2013. À mon avis la version la plus complète est Excel 2013, mais pour le moment trop peu de personne l’utilise. Ici ce qui fait mon choix c’est évidemment la version d’Excel que le client a dans sa machine.
Il faut savoir que toutes les versions Excel ne sont pas entièrement compatibles.
Et vous vous posez-vous d’autres questions? Quelle est votre approche? N’hésitez pas à utiliser les commentaires pour partager.
