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Rapport de mission: « mise en place d’un système de reporting global et de pilotage de la performance! »

Bonjour Aujourd'hui je vais vous faire un résumé d'une mission que j'ai exécutée. Pour des raisons de confidentialité le pays et le nom de l'entreprise ne seront pas dévoilés.

Contexte de la mission:

L'entreprise ABZ vient juste de finir la mise en place de son plan de stratégique. L'équipe dirigeante a passé presque une semaine en retraite dans le but de mettre en place le plan stratégique pour les 5 prochaines années. Pour réussir cela le DG a embauché un cabinet qui les a aidés pendant toute retraite de travail. Revenu en entreprise, le cabinet en question leur a remis leur plan stratégique: un document de plus d'une centaine de pages. Et c'est là que les problèmes se posent:
  • Comment réussir à communiquer cette stratégie aux autres membres de l'entreprise sachant que nous avons un document de plus de 100 pages, donc très difficiles à exploiter. Il connait le syndrome du plan stratégique qui reste dans les tiroirs et qui n'est plus jamais consulté et encore moins exécuté;
  • Comment réussir à faire exécuter ce plan stratégique au jour le jour?
  • Comment mettre en place un système de reporting global dans toute l'entreprise afin de suivre les résultats de manière professionnels.
Le DG décide donc d'embaucher un certain nombre de consultants extérieur:
  • Un consultant informaticien qui s'occupera de mettre en place un système d'information pour garantir une bonne collecte de l'information à travers un ERP;
  • Un consultant pour la mise en place d'un système de reporting pour toutes les fonctions de l'entreprise et d'un système de pilotage de la performance;
J'ai eu l'honneur d'avoir été finalement sélectionné pour être le 2nd consultant et de faire partie de cette superbe aventure.  

Etape 1 de la mission: "Collecte de l'information"

Ma mission est donc prise pour un mois entier (près de 4 semaines). Pour la réussir, il faut d'abord que je puisse être au courant clairement de la situation de l'entreprise. J'ai donc décidé de collecter le maximum d'informations pour pouvoir mener à bien ma mission. Pour y arriver j'ai utilisé principalement 2 techniques:
  • Plusieurs sessions d'interviews avec tous les dirigeants de l'entreprise
  • Consultance des 5 derniers états financiers, des rapports de gestion et surtout du fameux plan stratégique
Pendant cette période, nous avons mis en place une équipe spéciale qui serait garante de la réussite de ce projet et avec qui je travaillerai directement. Ce qui faisait la force de cette équipe était le fait le DG lui-même soit le chef de projet, de quoi influencer les plus récalcitrants 😉  

Etape 2 de la mission: "Faire une formation aux employés pour introduire les nouveaux concepts"

Il est dangereux de vouloir mener un changement sans expliquer les raisons pour lesquels on veut le faire et surtout ce qu'ils ont à gagner (ceux-là même qui doivent changer). La meilleure approche est donc d'organiser un séminaire qui a pour objectif:
  • De mettre en évidence l'urgence des problèmes actuels;
  • De mettre en évidence le besoin de changement (le danger auquel ils font face si ils restent au statut quo);
  • De montrer à quoi ça ressemblerait si le changement avait vraiment lieu;
  • De présenter et d'expliquer les nouveaux concepts qui nous permettront de mener à bien les changements (carte stratégique, balanced scorecard, indicateur de performance, reporting, tableaux de bord…)
 

Etape 3 de la mission: "Produire la carte stratégique"

Après avoir collecté assez d'informations et surtout après quelques séances de travail avec l'équipe du projet, nous avons pu créer la carte stratégique de l'entreprise. Pour en savoir plus sur la carte stratégique, vous pouvez cliquer ici et ici. Voici le modèle de carte stratégique adopté carte strategique   Cette carte stratégique nous a permis de résumer tout le plan stratégique: c'est d'ailleurs l'une des forces de la carte stratégique. Elle devient un puissant outil de communication en entreprise. Avec cette carte, plus de problème de document de plus de 100 pages, tout était décrit dans la carte.  

Etape 4 de mission: "Compléter les éléments de la carte stratégique (objectifs, indicateurs de performance, projets)"

La carte stratégique toute seule n'est pas complète. Pour ceux qui savent ce qu'on appelle la Balanced scorecard,  ils savent pertinemment que pour chaque niveau de la carte stratégique, il faut y spécifier:
  • Les objectifs;
  • Les indicateurs de performance et les valeurs cibles;
  • Les projets qui vont soutenir l'exécution de ces objectifs.
Après plusieurs séances de travail avec l'équipe du projet nous avons pu créer ce modèle plus complet de la carte stratégique: carte strategique F Dans cette version, tout le tableau n'est pas complet.  

Etape 5 de la mission: "Séance de travail/séminaire avec tous les membres impliqués dans cette stratégie"

En effet après avoir créé cette carte stratégique, nous avons organisé un autre séminaire pour non seulement la présenter aux employés de l'entreprise mais surtout s'assurer que tout a bien été compris à notre niveau et qu'il n'y a pas d'erreur.  

Etape 6 de la mission: "Créer le tableau de bord qui suivra l'exécution de cette stratégie"

En se basant sur les indicateurs de performance présents dans cette carte stratégique, j'ai monté le tableau de bord qui permettait de suivre ces éléments. Malheureusement il ne m'a pas été permis de présenter ce tableau de bord en particulier.  

Etape 7 de la mission: "Mettre en place un système de reporting professionnel dans chaque département"

Les reportings actuels n'étaient pas utilisables et surtout tout était en désordre. Il m'a donc été assigné la mise en place de modèles de reporting pour tous les départements:
  • Financier
  • Commercial
  • Service des opérations
  • Production...

Quelques exemples de tableaux de bord:

Financier: tdb_financier_001   Commercial: tdb_ccial   Opérations tdb_operation  

Conclusion:

Cette mission a été une réussite. Sur place ils ont continué le suivi grâce à la mise en place des réunions stratégiques qui permettent de s'assurer tous les jours que les hypothèses stratégiques sont non seulement exactes mais surtout que la stratégie est exécutée. Au final la mission a duré plus d'un mois et mes "rapports" n'ont pas fait 100 pages 🙂
  • Carte stratégique avec objectifs, indicateurs de performance et valeurs cibles, projets stratégiques;
  • Tableau de bord de l'équipe dirigeante avec mode d'emploie
  • Système total de reporting pour tous les départements (finance, commercial, opération, production...)
  Qu'en pensez-vous? Avez-vous déjà fait face à certains de ces problèmes? N'hésitez pas à utiliser l'espace commentaire ci-dessous pour partager.  

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19 Responses to Rapport de mission: « mise en place d’un système de reporting global et de pilotage de la performance! »

  1. Ivan Noubanka 27 mai 2016 at 10 h 23 min #

    En un seul mot. Tu demeures le maître. Cet article, je l’adore. En si peu de lignes, tu as résumé des centaines de cours qui se font dans nos amphis et sans valeur ajoutée au final. Tu devrais être enseignant en principe mais bon….
    En tout cas merci de ce superbe retour d’expérience.

  2. MODEGBO HUBERT 27 mai 2016 at 10 h 41 min #

    SUPERBE

  3. Job Eden 27 mai 2016 at 11 h 00 min #

    Salut l’équipe TSS!

    Très émerveillé de lire ce rapport et je vous en remercie. Continuer à nous faire savoir que Excel est une véritable application de gestion. Tous les jours nous apprenons un peu plus.

    Une préoccupation: Est-il possible d’insérer deux (02) conditions dans la fonction Somme.si

    Exemple: = somme.si (Plage; cond1; cond2; somme plage). Sinon comment contourner ce problème (faire une somme si deux conditions sont vérifiées)

    Merci d’avance pour l’attention que vous accorderez à ma modeste question.

    • TSS 27 mai 2016 at 11 h 05 min #

      @ Job Eden, Merci
      Pour ton problème la solution la plus simple est d’utiliser la fonction SOMME.SI.ENS. Elle tient compte de plusieurs conditions. Pour les plus avancés, ils utiliseraient la fonction SOMMEPROD ou la fonction SOMME sous la forme matricielle.

    • codjia 27 mai 2016 at 12 h 26 min #

      les deux conditions en une par la formule simple
      ET(COND2;COND2)

      • Job Eden 27 mai 2016 at 13 h 45 min #

        Merci Codjia j’ai pu sauver mon problème avec l’aide de l’équipe TSS par la Fonction Somme.si.ens

  4. Job Eden 27 mai 2016 at 11 h 28 min #

    Merci pour votre disponibilité. Je me plonge tout de suite et je vous remercie une fois de plus.

  5. Ivan CHEUGOUA 27 mai 2016 at 11 h 43 min #

    Un « Ivan » peut en cacher un autre. Toutes mes félicitations Steph

    • TSS 27 mai 2016 at 11 h 45 min #

      Tu l’as dit Ivan, un Ivan en cache donc un autre 🙂 . Ça fait un moment, j’espère que tu te portes bien.
      Merci

  6. j vincent 27 mai 2016 at 11 h 47 min #

    Tres impressionné par ton rapport stephane; je crois que j ai un probleme similaire et on en parlera.

    • TSS 27 mai 2016 at 11 h 50 min #

      @ Vincent, c’est quand tu veux mon cher.

  7. abidine 27 mai 2016 at 12 h 36 min #

    je demande si vous donner une possibilite de consultation 30 jours pour le coaching DAF comme le master en tableau de bord , comme vous savez j avais besoin seulement de connaitre comment etablir le tableau de bord financier et cette 30 jours me l a permis
    je me demande si cette option sera faite aussi pour le coaching DAF
    MERCI d avance.

    • TSS 27 mai 2016 at 12 h 40 min #

      @ Abidine, je n’ai pas bien compris votre problème. Vue que votre besoin n’est pas lié à cet article, bien vouloir m’écrire directement sur mo email: stephane.temgoua@tssperformance.com

  8. Narcisse Tanni 27 mai 2016 at 14 h 31 min #

    Bonjour Stephane,

    Merci pour tous ces outils de gestion qui nous permet d’avancer dans notre quotidien et de créer de vraies valeurs.

    Super ce que tu fais

    Bonne continuation

    • TSS 27 mai 2016 at 14 h 36 min #

      @Narcisse, hey tu vas bien j’espère. Merci

  9. Qribis 28 mai 2016 at 1 h 41 min #

    Bonjour Stephane,
    Je te remercie pour ce précieux partage, la collecte d’information est capitale mais parfois la dimension d’excel ne permet pas de traiter une BDD trop importante ceci d’une part et d’autre part quand la BDD est dynamique genre gestion de Projet il est souvent difficile de developper des Tableaux de bord sur Excel sauf peut être si on s’appuie sur d’autres outils spécialisés comme MS Project.

    Merci de partager ton expérience á ce niveau.
    Encore une fois merci et Bonne continuation.

    Mr Qribis ILYA

    • TSS 28 mai 2016 at 10 h 07 min #

      @Qribis, merci pour tes remarques. Tout de même je tiens à préciser que dans le cas présent, la collecte des données était assurée par l’outil mis en place par le consultant informaticien en charge de la mise en place du système d’information. Travaillant ensemble, nous avons créer des requêtes depuis Excel pour extraire les données nécessaires à la création des différents tableaux de bord.

  10. FAHOU 28 mai 2016 at 14 h 50 min #

    Merveilleux de voir un spécialiste mettre son savoir faire à la disposition des entreprises pour une gestion efficace afin d’accroître la plus-valus dans la rentabilité. Bravo monsieur pour vos efforts.

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