Bonjour, j’espère que pour les catholiques comme moi vous avez tous passé un bon week-end pascal. De mon côté c’était pas mal du tout, avec doux repas familial et une messe (pas trop longue par chance).De plus j’ai pu vous préparer un outil à mettre en place cette semaine. Je me suis intéressé à la fonction de responsable fournisseur.

Le processus normal de cette fonction dans la plus part des entreprises est de recevoir 3 types de documents de sources différentes :

– Une facture du fournisseur ;

– Un bon de commande du service responsable ;

– Un bon de livraison signé du service responsable.

Le service responsable de la gestion des fournisseurs contrôle ces 3 documents pour s’assurer que le futur paiement est autorisé, et que les marchandises commandées ont bel et bien été reçues et ainsi garantir le paiement des factures.

L’outil que je vous propose de mettre en place sur Excel dans les 3 prochains articles, se concentrera uniquement sur 2 documents : le bon de commande et la facture fournisseur.

1- Description de l’outil :

Cet outil est fait sur 4 feuilles :

– La feuille « Fournisseur »:

Elle enregistre la liste des fournisseurs avec leur avec leur numero d’identification, leur boite postale et leur numéro de téléphone;

– La feuille « Bon de commande »Elle, enregistre tous les bon de commande que le service recevra avec leur numéro, le montant et le fournisseur ;

– La feuille « Facture » :Elle on enregistre toutes factures  reçues et les toutes y relatives.

– La feuille Rapport :Cette feuille automatise les montants facturés mensuels par fournisseur

2- Les challenges cet outil :a- S’assurer qu’aucune facture ne soit entrée en double.

Une facture ici est déterminée par son numéro de facture et le nom du fournisseur. C’est uniquement si ces 2 éléments sont égaux qu’on parle de double facture.

Solution Excel :

Pour y arriver, nous allons interdire la saisie des doublons sur 2 colonnes en même temps avec l’intégration d’une formule dans l’outil données validation d’Excel. Cette formule utilisera la toute puissante fonction SOMMEPROD()

b- S’assurer que le montant de la facture reçue correspond bel et bien à celui du bon de commande enregistré préalablement:

Pour le faire nous allons passer par 2 phases :

• La 1ère est d’automatiquement retrouver le montant du BC à partir de l’enregistrement du numero de Bon de commande dans la facture

Solution Excel :

Utiliser la fonction INDEX() qui retrouvera automatiquement le montant du Bon de Commande enregistré précédemment

• La 2nde phase consiste à comparer le bon de commande présent dans la feuille bon de commande et celui présent dans la facture.

Solution Excel :

Utilisation d’une mise en forme conditionnelle qui mettra un remplissage rouge pour toutes les factures dont les montants des bons de commande ne correspondraient pas à ceux préalablement enregistrées. Nous utiliserons dans cette mise en forme conditionnelle une formule logique

c- S’assurer que les délais de paiement sont respectés:

Solution Excel :

Insérer une mise en forme conditionnelle qui permettra d’avoir des alertes dans le cas ou les factures enregistrées ne sont pas encore payées malgré le dépassement du délai. Nous utiliserons dans cette mise en forme conditionnelle une formule logique.

d- Automatiser les rapports mensuels :

Solution Excel :

L’insertion d’un rapport de tableau croisé dynamique qui automatisera le rapport des factures par fournisseur et par mois.

 

Pour pouvoir suivre la mise en place de cet outil il est préférable de télécharger le fichier de base dans ce lien ou vous allez dans le menu du site Ressources/Téléchargements/ et vous choisissez le fichier Gestion Fournisseur.

Voici le récapitulatif de cet article en mind mapping:

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