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Avoir des alertes lorsque les budgets sont dépassés

Bonjour

J’espère que vous avez passé une belle fête du travail et surtout que vous n’avez pas dépassé vos budgets.

Lorsqu’on suit un budget il serait intéressant d’avoir des alertes lorsqu’un budget est dépassé ou est en train d’être dépassé.

Cas pratique:

Vous êtes chargés de suivre le budget d’un évènement qui est à 1.000.000. Vous enregistrez régulièrement les dépenses dans un fichier Excel et vous voulez avoir des alertes lorsque dans un enregistrement les dépenses cumulées dépassent le budget.

Voici le fichier

Pour avoir des alertes on utilisera une mise en forme conditionnelle simple (peut-être pas si simple).

La mise en forme conditionnelle doit tester :

·         si la somme des enregistrements cumulés est supérieure ou égale au montant budgété. Pour le faire la formule à insérer est:

SOMME(D$5:$D5)>=$C$2

·         S’il y a un enregistrement dans la ligne en question. La formule est simple:

$B5<> » »

Comment associer ces 2 fonctions? On utilisera la fonction ET() pour avoir ce résultat:

=ET($B5<> » »;SOMME(D$5:$D5)>=$C$2)

 

Que faire?

·         Sélectionner B5:D100

·         Dans le ruban, Accueil/Style/Mise en forme conditionnelle/Nouvelle règle

·         Dans la boite de dialogue mettre la formule ci-dessus et mettre le format de votre choix

·         Et valider

Et voici le résultat

Et si on allait plus loin dans cette analyse?

Ok, maintenant rajoutant un budget par catégorie de dépenses. Voici le fichier

Le problème est le même: avoir des alertes lorsque l’enregistrement d’une dépenses d’une catégorie dépasse le montant du budget lié à cette catégorie.

On utilisera une fois de plus la mise en forme conditionnelle un petit peu plus compliquée.

Il faut que la mise en forme conditionnelle teste si la somme des montants cumulés enregistrés ne dépasse pas le montant budgétisé pour la catégorie en question. Pour le faire on utilisera la fonction SOMME.SI()

Déjà pour calculer le montant cumulé par rapport au budget:

SOMME.SI($C$9:$C9;C9;$E$9:$E9)

Pour retrouver le montant du budget de la catégorie en question:

RECHERCHEV($C9;$B$3:$C$5;2;0)

Et la formule finale pour tester si les montants cumulés par rapport aux budgets

SOMME.SI($C$9:$C9;$C9;$E$9:$E9)>=RECHERCHEV($C9;$B$3:$C$5;2;0))

 

La formule finale sera donc: =ET($B9<> » »;SOMME.SI($C$9:$C9;$C9;$E$9:$E9)>=RECHERCHEV($C9;$B$3:$C$5;2;0))

Et voici le résultat final

Des questions, des propositions n’hésitez pas à utiliser les commentaires pour en faire.

 

Pour télécharger ce fichier, Ressources/Téléchargements/Budget_alerte (sous la rubrique, budget_compte d’exploitation)

Si vous avez des questions ou des propositions, n’hésitez surtout pas a utiliser l’espace commentaires.

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